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KIsult

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Über 200 Eingangsrechnungen im Monat wurden von Hand erfasst, rund 40 Stunden Arbeit.

90 %
Zeitersparnis
95 %
Fehlerreduktion
2.400 €
Ersparnis / Monat

Worum es ging

Eingangsrechnungen sind der Klassiker unter den Prozessen, die niemand gern macht und die trotzdem jeden Monat verlässlich Stunden kosten. In diesem Projekt ging es nicht um ein Buchhaltungssystem, sondern um die Strecke davor: vom PDF im Postfach bis zum geprüften Buchungssatz.

So sind wir vorgegangen.

  1. Zwei Wochen lang alle eingehenden Rechnungen gesichtet und nach Lieferant, Format und Sonderfall sortiert, um die echte Streuung zu kennen.
  2. Extraktion auf die Felder beschränkt, die tatsächlich gebucht werden. Alles Weitere bleibt bewusst außen vor.
  3. Abgleich gegen Stammdaten und offene Bestellungen, damit Abweichungen auffallen, bevor jemand sie übersieht.
  4. Freigabe-Workflow mit Schwellenwert: unterhalb läuft es durch, oberhalb schaut ein Mensch drauf.
  5. Vier Wochen Parallelbetrieb, in denen jede automatische Buchung gegen die manuelle geprüft wurde.

Die Bausteine

  • Dokumentenerkennung mit KI-gestützter Feldextraktion
  • Abgleich gegen ERP-Stammdaten über REST-API
  • Regelwerk für Freigabe und Eskalation
  • Revisionssichere Ablage mit Prüfpfad
Branche
Handel
Bis produktiv
4 Wochen
Auftraggeber
Inhabergeführter Handwerksbetrieb, 5 Mio. € Umsatz, NRW

Was dabei herausgekommen ist

Das Ergebnis.

Rund 90 Prozent der Bearbeitungszeit sind weg, die Fehlerquote ist um 95 Prozent gesunken, und die Buchhaltung schließt den Monat, ohne dass jemand Überstunden einplanen muss. Was der Prozess nicht kann, meldet er selbst.

Anonymisiertes Projekt aus unserem Team und Netzwerk. Welche Ergebnisse in Ihrem Prozess realistisch sind, ordnen wir im Erstgespräch ehrlich ein.

Die passende Lösung

Das steckt bei uns dahinter.

Weitere Praxisbeispiele

Das haben wir sonst noch gebaut.

Service

Intelligenter Kundenservice

Ausgangslage
Die Hotline war chronisch überlastet: 80 % der Anrufe waren wiederkehrende Standardfragen.
Lösung
KI-Chatbot mit automatischem Ticket-Routing und angebundener Wissensdatenbank.
70 %
Anfragen reduziert
+25 %
Kundenzu­friedenheit
sofort
Reaktionszeit
Produktion

Predictive Maintenance

Ausgangslage
Ungeplante Maschinenstillstände kosteten bis zu 5.000 € pro Tag.
Lösung
IoT-Sensorik kombiniert mit ML-Modellen, die Wartungsbedarf vorhersagen.
−60 %
Stillstandszeit
−40 %
Wartungskosten
98 %
Verfügbarkeit
Mittelstand

KI-Wissensassistent (CompanyGPT)

Ausgangslage
Mitarbeitende suchten täglich ein bis zwei Stunden nach Informationen in SharePoint, Wikis und Mail-Archiven.
Lösung
RAG-basierter Wissensassistent auf internen Dokumenten, mit Quellenangabe und Rechtekonzept.
−75 %
Suchzeit
+60 %
Antwortqualität
2× schneller
Onboarding

Alle Praxisbeispiele ansehen →

Kostenloses Erstgespräch

Lassen Sie uns über Ihren Use Case sprechen.

30 Minuten, unverbindlich, ohne Folien: Wir ordnen gemeinsam ein, wo KI in Ihrem Unternehmen am schnellsten Wirkung zeigt, und sagen ehrlich, wo nicht.

Kein Verkaufsgespräch, versprochen.