Häufige Fragen.

Am Anfang steht ein 30-minütiges Erstgespräch: unverbindlich, ohne Agenda, ohne Folien. Wir prüfen dabei nicht nur, ob sich ein Prozess automatisieren lässt, sondern ob KI dort wirklich Mehrwert schafft: Kontext verstehen, Ausnahmen behandeln, eigenständig handeln. Danach folgt der KI Pioneers Workshop: ein Tag, an dem wir Prozesse und Systeme aufnehmen, Anwendungsfälle bewerten und eine Roadmap erarbeiten. Ohne klare Grundlage starten wir kein Projekt.

Die meisten Projekte sind in 4 bis 8 Wochen produktiv, komplexe Integrationen brauchen bis zu 12 Wochen. KI-Agenten benötigen, anders als regelbasierte Systeme, keine starre Prozessdefinition für jeden Einzelfall: Sie verstehen Kontext und lernen aus Ausnahmen. Das verkürzt die Einführung deutlich.

Das hängt vom Anwendungsfall ab und wird vor Projektstart transparent mit Ihrer IT geklärt. Grundsätzlich arbeiten wir nach dem Prinzip des minimalen Datenzugriffs. KI-Agenten kommen zudem mit weniger strukturierten Daten aus als klassische Automatisierung, weil sie Freitext, PDFs und E-Mails eigenständig interpretieren.

DSGVO-Konformität ist Teil unserer Architektur, kein Nachgedanke. Wir setzen in Ihren Projekten ausschließlich auf EU-konforme Infrastruktur mit geprüften Subprozessoren und dokumentieren alle Datenflüsse vollständig. Für erhöhte Anforderungen bieten wir eine KI-Compliance-Architektur inklusive AI-Act- und NIS2-Readiness.

Nein. Ihre Unternehmensdaten werden zu keinem Zeitpunkt für das Training externer Modelle verwendet. Wir konfigurieren alle eingesetzten Modelle ausdrücklich so, dass kein Training mit Ihren Daten stattfindet, und dokumentieren das für jedes Projekt verbindlich.

Pauschale Versprechen machen wir bewusst nicht, denn realistische Ergebnisse hängen vom Prozess ab. Aus unseren Projekten kennen wir 80 bis 95 Prozent Zeitersparnis bei Dokumentenprozessen und Auswertungszyklen, die von Wochen auf Stunden schrumpfen. Im Erstgespräch geben wir für Ihren konkreten Fall eine ehrliche ROI-Einschätzung.

Ja, genau das ist der Kern unserer Arbeit. KI-Agenten entfalten ihren Nutzen erst, wenn sie direkt in Ihrer Systemlandschaft agieren: Daten abrufen, verarbeiten, zurückschreiben. Wir haben Erfahrung mit gängigen ERP- und CRM-Systemen; die Anbindung läuft über REST-API, MCP, EDI oder CSV.

Wir sind technologisch unabhängig und wählen je Anwendungsfall das am besten geeignete Modell: führende Sprachmodelle ebenso wie Spezialmodelle für Dokumentenerkennung, Voice und Datenanalyse. Weil sich KI schnell weiterentwickelt, binden wir uns bewusst an keinen einzelnen Anbieter. Alles läuft DSGVO-konform auf EU-Infrastruktur.

Nein. Genau dafür gibt es KIsult. Analyse, Entwicklung, Integration und Betrieb übernehmen wir vollständig, die technische Umsetzung muss nicht bei Ihnen im Haus stattfinden. Ihre Fachleute binden wir ein, weil sie den Prozess kennen, nicht weil sie KI können müssen: Die Systeme werden so gebaut, dass Ihre Mitarbeitenden in normaler Sprache mit ihnen arbeiten. Nach dem Go-live gehört eine praxisnahe Einführung für alle Beteiligten dazu. Und wenn Sie Kompetenz darüber hinaus dauerhaft im Haus aufbauen wollen, ist das der Zweck unserer Akademie.

Ja. Wir übergeben keine Lösung und verschwinden. Nach dem Go-live begleiten wir den Betrieb wahlweise per Betriebsvertrag mit definiertem Support-Level oder projektbezogen. KI-Systeme müssen mit veränderten Daten und Anforderungen weiterentwickelt werden, deshalb begleiten wir die Lösung in den ersten Wochen besonders eng und bleiben danach als Partner erreichbar.

Wir arbeiten projektbasiert zum transparenten Festpreis: keine Stundensätze, keine offenen Budgets. Die Kosten richten sich nach Umfang, Komplexität und Integrationstiefe; klar abgegrenzte Automatisierungen sind deutlich schlanker kalkuliert als komplexe Systemintegrationen mit mehreren ERP- oder CRM-Anbindungen. Im kostenlosen Erstgespräch nennen wir eine ehrliche Größenordnung, bevor Sie sich festlegen.

Der Workshop dauert einen Tag und läuft in vier Schritten: Wir nehmen zuerst Prozesse, Systeme und Datenlage gemeinsam auf, sammeln daraus Anwendungsfälle, bewerten jeden davon nach Aufwand und erwartetem Nutzen und leiten am Nachmittag Zielbild und Umsetzungsroadmap ab. Sie gehen mit einer bewerteten Liste und einer Reihenfolge nach Hause, nicht mit einem Foliensatz.

Am meisten bringt der Tag, wenn Entscheidung und Praxis im selben Raum sitzen: jemand aus der Geschäftsführung, die Verantwortlichen der betroffenen Fachbereiche und eine Person aus der IT. Sinnvoll sind sechs bis zwölf Teilnehmende. Wir kommen zu Ihnen ins Haus oder führen den Tag remote durch, je nachdem, wie Ihr Team verteilt ist.

Die Inhalte richten sich nach Rolle und Alltag: Fachbereiche üben an ihren eigenen Aufgaben, wie sich KI-Werkzeuge sinnvoll und datenschutzkonform einsetzen lassen, Führungskräfte arbeiten an Einordnung, Auswahl und Governance. Wir schulen nicht an Beispielen aus dem Lehrbuch, sondern an Ihren Dokumenten und Prozessen, und lassen einen internen Ansprechpartner zurück, der das Thema weiterträgt.

Eine KI-Agentur übernimmt für ein Unternehmen das, was dieses nicht selbst aufbauen will: die Auswahl der sinnvollen Anwendungsfälle, die Entwicklung der Lösung, die Anbindung an die vorhandenen Systeme und den Betrieb danach. Sie lohnt sich, wenn im Haus zwar Prozesse und Daten vorhanden sind, aber kein Team, das KI-Software entwickeln und dauerhaft betreiben kann. KIsult arbeitet genau so: von der Analyse über die Umsetzung bis zum laufenden Betrieb, mit einem Ansprechpartner statt einer Kette aus Beratung, Dienstleister und Wartung.

KI-Agenten sind Programme, die auf großen Sprachmodellen aufsetzen und eine Aufgabe eigenständig zu Ende bringen, statt nur einzelne Fragen zu beantworten. Sie lesen Freitext, PDFs und E-Mails, entscheiden anhand des Kontexts, was zu tun ist, und greifen dafür auf angebundene Systeme wie ERP, CRM oder ein Dokumentenarchiv zu. Der Unterschied zur klassischen Automatisierung liegt in den Ausnahmen: Ein regelbasierter Ablauf bricht ab, sobald ein Fall nicht vorgesehen war, ein Agent behandelt ihn und legt strittige Fälle einem Menschen vor. Typische Einsätze bei KIsult sind Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung, Kundenanfragen, Datenpflege zwischen Systemen und interne Wissensassistenten.

Gut geeignet sind Abläufe, die häufig vorkommen, klar beschreibbar sind und heute Zeit von qualifizierten Mitarbeitenden verbrauchen: Belege und Dokumente erfassen, wiederkehrende Anfragen beantworten, Daten zwischen Systemen übertragen, Berichte zusammenstellen, Wissen in Dokumenten auffindbar machen. Schlecht geeignet sind Entscheidungen mit hohem rechtlichem oder wirtschaftlichem Risiko ohne menschliche Kontrolle, Prozesse, die im Haus jedes Mal anders laufen, und alles, wofür die nötigen Daten schlicht nicht vorliegen. KIsult rechnet die Anwendungsfälle vor dem Projekt durch und sagt ausdrücklich auch, welche sich nicht lohnen.

Ein Freelancer baut einen Prototyp und ist danach weg, ein eigenes Team muss erst aufgebaut werden und bindet dauerhaft Gehälter. Für Unternehmen, die KI nicht selbst bauen wollen, liegt der Wert eines externen Partners darin, dass Beratung, Entwicklung, Integration und Betrieb aus einer Hand kommen und jemand haftbar bleibt, wenn die Lösung im Alltag laufen muss. KIsult ist dabei herstellerunabhängig: Die Modelle und Werkzeuge werden nach Anwendungsfall ausgewählt, nicht nach Partnerprovision. Wer eigene Kompetenz aufbauen will, bekommt sie über die Akademie zusätzlich, nicht statt der Umsetzung.

KIsult sitzt in Köln und arbeitet von dort im gesamten deutschsprachigen Raum. Vor Ort sind das vor allem Köln, Bonn, Düsseldorf und das Rheinland, dazu regelmäßig das Ruhrgebiet und das Rhein-Main-Gebiet; Projekte in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz laufen ebenso. Workshops finden wahlweise bei Ihnen im Haus oder remote statt, Erstgespräche grundsätzlich als Video-Call. Die Entfernung entscheidet also nicht darüber, ob ein Projekt zustande kommt, sondern nur darüber, wie oft jemand persönlich vorbeikommt.

Ja. Sobald eine Anfrage konkret wird, vermitteln wir auf Wunsch ein Referenzgespräch mit einem Kunden aus einem vergleichbaren Projekt, direkt und ohne uns im Gespräch. Öffentlich sind unsere Praxisbeispiele anonymisiert, weil wir Kundennamen ohne schriftliche Freigabe nicht nennen, nicht weil die Projekte oder die Zahlen dahinter fehlten. Wer eine Investition in dieser Größenordnung prüft, soll sich nicht auf eine Fallstudie verlassen müssen, sondern mit jemandem sprechen, der dasselbe mit uns durchgezogen hat.

Ihnen. Was wir für Sie entwickeln, geht mit der vollständigen Bezahlung in Ihr Eigentum über: Quellcode, Konfiguration, Prompts und Dokumentation, schriftlich im Projektvertrag festgehalten. Allgemeine Bausteine, die wir projektübergreifend verwenden, bleiben unser Eigentum; daran erhalten Sie ein unbefristetes Nutzungsrecht für Ihre Lösung. Sie bezahlen also ein Ergebnis, das Sie behalten, und keine Lizenz, die sich später entziehen lässt.

Sie behalten die Lösung und können sie weiterbetreiben. Zum Abschluss gehören die Zugänge zu allen Konten und Systemen des Projekts, der Quellcode in Ihrem eigenen Repository und eine Betriebsdokumentation, mit der Ihre IT oder ein anderer Dienstleister übernehmen kann. Wir bauen bewusst auf verbreiteten Technologien statt auf einer eigenen Plattform, damit ein Wechsel technisch überhaupt möglich bleibt. Eine Abhängigkeit, die Sie erpressbar macht, ist kein Geschäftsmodell, das wir wollen.

Jedes Projekt hat einen schriftlichen Vertrag mit festgelegtem Leistungsumfang, Festpreis, Abnahmekriterien und Gewährleistung nach deutschem Recht. Vertragspartner ist die WorkForce AI GmbH als Kapitalgesellschaft mit Sitz in Köln, nicht eine Einzelperson. Abgenommen wird gegen vorher vereinbarte Kriterien statt gegen ein Bauchgefühl, und davor läuft in der Regel ein Parallelbetrieb, in dem sich die Lösung gegen den bisherigen Prozess beweisen muss. Was wir nicht seriös zusagen können, sagen wir vorher.

Ja. Sobald wir in einem Projekt personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, schließen wir vor dem ersten Zugriff einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, mit den eingesetzten Unterauftragsverarbeitern und den technischen und organisatorischen Maßnahmen. Auf Wunsch arbeiten wir mit Ihrem Vertragsmuster statt mit unserem. Fragen Ihrer Datenschutzbeauftragten beantworten wir vorab, nicht erst nach Vertragsschluss.

Der Festpreis gilt für den vereinbarten Umfang. Kommt unterwegs etwas dazu, das vorher niemand auf dem Schirm hatte, bekommen Sie dafür ein eigenes Angebot und entscheiden, ob es jetzt, später oder gar nicht umgesetzt wird. Was wir nicht tun: den Umfang stillschweigend erweitern und am Ende eine höhere Rechnung stellen. Deshalb steht am Anfang der Workshop und nicht die Unterschrift, denn je genauer der Umfang beschrieben ist, desto seltener stellt sich diese Frage überhaupt.