„Was kostet so etwas denn?” Diese Frage kommt früh, meistens in den ersten zehn Minuten. Sie verdient eine bessere Antwort als „kommt darauf an”, auch wenn das die ehrlichste Kurzfassung ist.
Der Grund für das Zögern ist nicht Taktik. Es ist, dass zwei Vorhaben mit demselben Satz beschrieben werden können und trotzdem um den Faktor zehn auseinanderliegen. „Wir wollen den Rechnungseingang automatisieren” heißt bei einem Betrieb: 600 PDFs im Monat, ein Buchhaltungssystem mit Schnittstelle, ein Ansprechpartner. Bei einem anderen: dieselben 600 PDFs, aber drei Standorte mit unterschiedlichen Freigaberegeln, ein System ohne Schnittstelle und niemand, der entscheiden darf.
Statt einer Zahl hier deshalb die Struktur. Jedes Angebot, das Sie bekommen, lässt sich in diese vier Blöcke zerlegen, und wenn ein Block fehlt, ist das der interessanteste Teil des Gesprächs.
Erstens: Die Klärung vor dem Projekt
Bevor jemand baut, muss feststehen, was gebaut wird: welcher Prozess, welche Systeme, welche Ausnahmen, welches Ergebnis zählt als richtig. Das ist ein eigener Arbeitsschritt mit eigenem Aufwand, und es ist der Block, an dem am häufigsten gespart wird.
Der Preis dafür ist überschaubar und die Wirkung groß: Nach dieser Klärung steht ein Umfang, den man festpreisen kann. Ohne sie schätzt jeder Anbieter ins Blaue, und die Schätzung ist entweder zu hoch (Risikoaufschlag) oder zu niedrig (Nachträge). Bei uns ist das der KI Pioneers Workshop beziehungsweise die Beratung und Strategie, je nach Umfang.
Wenn ein Angebot diesen Block nicht enthält, sondern direkt in die Umsetzung springt, lohnt die Frage, worauf die Kalkulation dann beruht.
Zweitens: Die Umsetzung
Das ist der Block, den die meisten meinen, wenn sie nach dem Preis fragen. Er hängt an drei Größen, und zwar in dieser Reihenfolge der Wirkung:
- Wie viele Systeme angefasst werden. Ein Vorgang, der in einem einzigen System beginnt und endet, ist die günstige Variante. Jedes weitere System bedeutet eine Schnittstelle, und Schnittstellen sind der Teil, der in KI-Projekten regelmäßig länger dauert als das Modell.
- Ob die Systeme dafür gebaut sind. Ein modernes ERP mit dokumentierter Schnittstelle kostet einen Bruchteil dessen, was eine gewachsene Eigenentwicklung kostet, bei der erst jemand herausfinden muss, wo die Daten liegen.
- Wie viele Sonderfälle mitmüssen. Die ersten achtzig Prozent eines Prozesses sind meist schnell abgebildet. Die letzten zwanzig Prozent, also die Ausnahmen, kosten oft genauso viel wie der Rest zusammen. Genau hier lohnt die Frage, ob sie überhaupt automatisiert werden müssen oder ob ein Mensch sie weiter bearbeitet.
Drittens: Der laufende Betrieb
Ein KI-System ist kein Möbelstück. Es läuft auf fremden Modellen, hängt an Systemen, die aktualisiert werden, und verarbeitet Daten, die sich ändern. Laufend kosten deshalb drei Dinge:
- Modellkosten, abgerechnet nach Verbrauch. Sie hängen an Menge und Länge der Vorgänge und sind bei Textverarbeitung im Mittelstand meist der kleinste Posten.
- Betrieb und Überwachung, also der Teil, der bemerkt, wenn etwas nicht mehr durchläuft.
- Pflege, wenn sich etwas ändert: ein neues Rechnungsformat, ein Systemwechsel, eine neue Freigaberegel.
⚠️ Achten Sie darauf, dass diese Kosten im Angebot stehen, und zwar als Betrag pro Monat oder Jahr. Ein Angebot, das nur die Umsetzung nennt, ist nicht günstiger, es ist unvollständig.
Viertens: Ihr eigener Aufwand
Der Block, der in keinem Angebot steht und trotzdem anfällt. Jemand aus Ihrem Haus muss Fragen beantworten, Zugänge organisieren, Testfälle bewerten und am Ende sagen, ob das Ergebnis stimmt. Erfahrungsgemäß sind das über die Projektlaufzeit ein paar Stunden pro Woche bei einer Person, die den Prozess wirklich kennt.
Das ist keine Nebensache. Projekte, in denen niemand diese Zeit hat, dauern nicht länger, weil die Technik langsamer wäre, sondern weil Entscheidungen liegen bleiben.
Wie eine Rechnung aussieht, die trägt
Am Ende zählt nicht der Preis, sondern die Zeit bis zur Amortisation. Der Rechenweg dafür ist einfach, und Sie können ihn ohne uns aufstellen. Ein Beispiel, mit frei gewählten Zahlen zur Veranschaulichung, nicht aus einem konkreten Projekt:
| Größe | Beispielwert |
|---|---|
| Vorgänge pro Monat | 600 |
| Zeit je Vorgang heute | 4 Minuten |
| Aufwand heute | 40 Stunden im Monat |
| Realistische Einsparung | 70 bis 90 Prozent |
| Gegenrechnung | einmalige Umsetzung plus laufende Kosten |
Kommt dabei eine Amortisation innerhalb von zwölf Monaten heraus, ist der Fall tragfähig. Liegt sie darüber, heißt das nicht automatisch nein, aber es sollte einen zweiten Grund geben: weniger Fehler, kürzere Durchlaufzeit, eine Aufgabe, für die Sie ohnehin niemanden finden.
Wie so etwas in einem echten Betrieb ausgegangen ist, steht im Praxisbeispiel Automatisierte Rechnungsverarbeitung, samt der Zahlen, die dabei herausgekommen sind.
Die drei Stellen, an denen es unnötig teuer wird
- Zu breit angefangen. Fünf Prozesse gleichzeitig kosten mehr als fünfmal einen, weil jeder Beteiligte in allen fünf mitreden muss. Einer, der trägt, ist der bessere Start.
- Sonderfälle automatisiert, die zweimal im Jahr vorkommen. Prüfen Sie bei jeder Ausnahme, was es kostet, sie weiterhin von Hand zu erledigen. Oft ist das die günstigere Antwort.
- Am falschen Ende gespart. Ein Projekt ohne saubere Klärung vorab ist nicht billiger, es verschiebt die Kosten nur in die Umsetzung, wo sie höher sind.
Was Sie mitbringen sollten, wenn Sie einen Preis wollen
Wenn Sie ins Erstgespräch drei Angaben mitbringen, bekommen Sie statt einer Spanne eine belastbare Einordnung: wie oft der Vorgang vorkommt, welche Systeme daran hängen und wer im Haus entscheidet, ob das Ergebnis stimmt. Mehr braucht es für den ersten Schritt nicht.
Und wenn sich der Fall nicht rechnet, sagen wir das im selben Gespräch. Ein Projekt, das sich nicht trägt, kostet beide Seiten mehr als ein ehrliches Nein.