Ein Anforderungsworkshop endet normalerweise mit einer Liste: Das wird gebaut, in dieser Reihenfolge, mit diesem Umfang. In einem Workshop vor einigen Wochen war das Ergebnis ein anderes. Der Kunde war mit einer klaren Vorstellung gekommen, wie seine künftige Anwendung aussehen sollte. Nach einem halben Tag stand fest, dass er sie nicht brauchte.
Das Unternehmen erbringt Dienstleistungen. Software gehört nicht zu seinem Geschäft. Was es lösen wollte, ließ sich mit Werkzeugen erledigen, die es teilweise schon lizenziert hatte, sauber verbunden und um zwei kleine eigene Bausteine ergänzt. Unsere Empfehlung lautete deshalb: nicht bauen. Der Kunde ist ihr gefolgt.
Für uns war das der kleinere Auftrag. Genau deshalb lohnt es sich, über diese Entscheidung zu schreiben.
Warum der Reflex zur Eigenentwicklung so verbreitet ist
Der Wunsch nach eigener Software entsteht selten aus technischer Überzeugung. Er entsteht, weil vorhandene Werkzeuge im Alltag an genau einer Stelle nicht passen, und diese eine Stelle fällt jeden Tag auf. Aus „das Werkzeug kann unseren Sonderfall nicht” wird über Monate „wir brauchen etwas Eigenes”.
Dazu kommt ein zweiter Grund, der seltener ausgesprochen wird: Eine eigene Anwendung fühlt sich nach Kontrolle an. Sie gehört Ihnen, niemand kann Ihnen den Zugang kündigen oder die Preise erhöhen. Das ist ein nachvollziehbares Motiv, und es ist nicht falsch. Es rechtfertigt nur selten die Kosten, die auf der anderen Seite stehen, und die fallen nicht einmal an, sondern jedes Jahr wieder.
Erstens: Ist das, was Sie bauen wollen, Ihr Kerngeschäft?
Diese Frage klingt banal und entscheidet trotzdem die Hälfte der Fälle. Wenn die geplante Software das abbildet, was Sie am Markt einzigartig macht, also Ihre Kalkulation, Ihr Prüfverfahren, Ihre besondere Art der Auftragsabwicklung, dann ist eine Eigenentwicklung oft richtig. Dieses Wissen steckt in keinem Standardprodukt, und es in eines hineinzuzwingen kostet mehr, als es selbst zu bauen.
Wenn die Software dagegen etwas erledigt, was tausend andere Betriebe genauso erledigen, also Dokumente ablegen, Termine koordinieren, Freigaben einholen, Daten von einem System ins nächste bringen, dann bauen Sie etwas nach, das es gibt. Der Unterschied liegt nicht in der Technik. Er liegt in der Frage, ob Sie damit später Geld verdienen oder nur Arbeit erledigen.
Zweitens: Was genau fehlt dem Werkzeug, das Sie schon haben?
Die ehrliche Antwort darauf ist erstaunlich oft „zwanzig Prozent”. Das Werkzeug kann fast alles, aber an drei Stellen passt es nicht, und an diesen drei Stellen arbeitet jemand von Hand nach.
Genau hier lohnt sich das genaue Hinsehen, denn die drei Stellen sind selten gleichwertig. Meistens trägt eine davon den größten Teil des Ärgers, und für die gibt es eine Schnittstelle, eine Automatisierung oder eine kleine Ergänzung. Die anderen beiden bleiben, wie sie sind, und stören nach kurzer Zeit niemanden mehr. Eine Neuentwicklung hätte alle drei gelöst und dafür alles andere neu bauen müssen, was das Werkzeug heute schon kann.
Die Gegenprobe ist einfach: Schreiben Sie auf, was Ihr jetziges System kann und was Sie bei einer Eigenentwicklung alles nachbauen müssten, bevor Sie überhaupt beim Sonderfall ankommen. Diese Liste ist regelmäßig länger, als alle Beteiligten erwarten.
Drittens: Wer pflegt das in drei Jahren?
Software ist kein Gegenstand, den man einmal kauft. Sie ist eine Verpflichtung. Bibliotheken bekommen Sicherheitsupdates, Schnittstellen ändern sich, Betriebssysteme und Browser ziehen weiter. Eine Anwendung, die niemand pflegt, ist nach zwei Jahren ein Risiko und nach vier Jahren ein Sanierungsfall.
Diese laufenden Kosten sind der Block, der in Angeboten am häufigsten fehlt. Wir haben sie in einem eigenen Beitrag aufgeschlüsselt, zusammen mit den drei anderen Kostenblöcken eines KI-Projekts: Was ein KI-Projekt kostet, und woraus sich der Preis ergibt. Für die Entscheidung hier genügt eine Frage: Haben Sie jemanden, der das übernimmt, oder haben Sie einen Dienstleister, der es über Jahre übernimmt? Wenn beides unklar ist, ist die Eigenentwicklung noch teurer, als die Rechnung vermuten lässt.
Was eine Architektur aus vorhandenen Werkzeugen leisten kann
Die Alternative zur Eigenentwicklung ist nicht, alles so zu lassen. Sie besteht darin, die vorhandenen Systeme so zu verbinden, dass die Handarbeit dazwischen entfällt. Das ist weniger spektakulär und in der Wirkung oft größer, weil der Aufwand fast vollständig in die Stellen fließt, an denen es wirklich klemmt.
Wie weit das trägt, zeigt ein anonymisiertes Projekt aus unserer Arbeit: Bei einem B2B-Industrieunternehmen saßen zwischen ERP, CRM und den Fachsystemen Menschen, die Daten von einem Bildschirm in den nächsten übertrugen. Gebaut wurde kein neues System, sondern die Verbindung dazwischen, samt Validierung vor dem Schreiben und einer Klärliste für alles, was nicht eindeutig war. Die Durchlaufzeit ist um 70 Prozent gesunken, die manuellen Korrekturtickets um 65 Prozent. Der ganze Fall steht im Praxisbeispiel ERP- und CRM-Integration.
Wichtig ist dabei die Reihenfolge, und sie gilt unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden: Erst wird der Prozess geklärt, dann wird verbunden. Ein Prozess, der vorher nicht stimmt, wird durch Technik nicht besser. Er wird lediglich effizienter falsch.
Wann wir doch zur Eigenentwicklung raten
Es gibt die Fälle, und sie sind klar erkennbar. Wenn Ihr Verfahren tatsächlich das Besondere an Ihrem Betrieb ist, wenn kein verfügbares Werkzeug auch nur in die Nähe kommt, wenn die Datenmenge oder die Anforderungen an Verfügbarkeit über das hinausgehen, was Standardprodukte abdecken, oder wenn die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter ein reales Geschäftsrisiko wäre, dann ist Bauen die richtige Antwort. Dann bauen wir auch, und das ist unser Lösungsfeld KI-Software und individuelle Lösungen.
Der Unterschied liegt nicht darin, ob wir bauen können. Er liegt darin, dass diese Entscheidung am Anfang fällt und nicht am Ende, wenn das Budget schon verplant ist.
Was Sie vor dem nächsten Angebot klären sollten
Bevor Sie ein Angebot für eine Eigenentwicklung einholen, beantworten Sie die drei Fragen oben schriftlich. Das dauert eine Stunde und verändert das Gespräch mit jedem Anbieter.
Und achten Sie darauf, wie ein Anbieter reagiert, wenn Sie ihn fragen, ob es auch ohne Neubau ginge. Wer diese Frage ernst nimmt und Ihnen eine Variante ohne Eigenentwicklung durchrechnet, denkt über Ihren Fall nach. Wer sie übergeht, verkauft Ihnen das, was er ohnehin anbietet.
Wenn Sie unsicher sind, welche der beiden Richtungen für Ihren Fall die richtige ist, ist genau das der Inhalt eines Erstgesprächs. Manchmal ist die Antwort darauf, dass Sie uns für die Umsetzung gar nicht brauchen. Auch das sagen wir Ihnen.