Wie wird aus einem guten Workshop-Tag tatsächlich eine Lösung, die läuft? Die Antwort hat wenig mit dem Workshop selbst zu tun und viel mit dem, was danach passiert. Eine Roadmap hält, wenn sie rückwärts von einem einzigen ersten Fall gedacht ist. Sie zerfällt, wenn sie vorwärts von allen Ideen aus gedacht wird, die an diesem Tag auf dem Tisch lagen.
Wir sehen beide Varianten regelmäßig, auch bei Betrieben, die selbst einen sorgfältigen Strategietag durchgeführt haben. Der Unterschied zeigt sich nicht am Workshop-Tag, sondern sechs Wochen später, wenn die erste Begeisterung verflogen ist und jemand fragen muss, was eigentlich als Nächstes passiert.
Was am Ende eines guten Strategietages wirklich vorliegt
Ein Workshop, der seinen Namen verdient, liefert drei Dinge, nicht eines. Erstens ein Zielbild: eine kurze, von Geschäftsführung und Fachbereichen gemeinsam getragene Beschreibung, wie der Betrieb arbeitet, wenn die priorisierten Fälle laufen. Zweitens bewertete Anwendungsfälle, jeder mit einer Einschätzung zu Aufwand, Nutzen und Risiko, einschließlich der Fälle, von denen ausdrücklich abgeraten wird. Und drittens eine Umsetzungsroadmap mit Reihenfolge und Zuständigkeiten.
Das dritte Element ist das, an dem die meisten selbst organisierten Strategietage scheitern. Ein Zielbild lässt sich an einem Tag entwickeln, eine Liste bewerteter Fälle auch. Eine Reihenfolge, die tatsächlich funktioniert, braucht eine Entscheidung, die viele Teams am Ende eines langen Workshoptages lieber vertagen: welcher Fall als Erstes drankommt, und welche Fälle bewusst noch nicht.
Warum die Reihenfolge wichtiger ist als die Liste
Eine lange Liste bewerteter Anwendungsfälle fühlt sich wie Fortschritt an, ist aber noch keine Roadmap. Eine Roadmap entsteht erst, wenn jemand die Liste sortiert und dabei etwas opfert: die interessante Idee mit unklarem Nutzen zugunsten des unspektakulären Falls mit sicherem Ergebnis.
Der erste Fall sollte drei Eigenschaften haben: ein überschaubarer Umfang, eine Fachabteilung, die ihn wirklich will, und ein Ergebnis, das sich in wenigen Wochen zeigen lässt. Ein Fall, der alle drei Kriterien erfüllt, aber auf der Liste niedriger bewertet war als ein größeres, strategisch wichtigeres Vorhaben, ist trotzdem häufig der bessere erste Schritt. Er liefert etwas, das die zweite Entscheidung leichter macht: einen sichtbaren Beweis, dass der Ansatz im eigenen Haus funktioniert, bevor ein größeres Budget für den nächsten Fall gebunden wird.
Was zwischen Workshop und erster Umsetzung tatsächlich passiert
Zwischen dem Workshoptag und der ersten produktiven Lösung liegt eine Phase, die in vielen internen Roadmaps gar nicht vorkommt: die Umsetzung selbst, mit einem benannten Team, einem Festpreis und einer belastbaren Zeitschätzung. Bei uns bei KIsult beginnt diese Phase damit, dass der priorisierte Fall aus dem Workshop an die Systeme angebunden wird, in denen er tatsächlich arbeiten muss, ob ERP, CRM, Telefonie oder Dokumentenablage. Die meisten dieser Projekte sind in vier bis zwölf Wochen produktiv.
Der entscheidende Punkt für die Roadmap ist, dass diese Phase einen festen Platz braucht, bevor der zweite Fall überhaupt diskutiert wird. Eine Roadmap, die fünf Fälle parallel plant, weil der Workshop fünf gute Fälle gefunden hat, verwechselt eine Liste von Möglichkeiten mit einem Umsetzungsplan. Ein Betrieb hat selten die Kapazität, mehr als einen oder zwei Fälle gleichzeitig produktiv zu begleiten, auch wenn die Technik für mehr reichen würde.
Was eine Roadmap hält, wenn der erste Fall läuft
Der Moment, in dem die Roadmap entweder weiterträgt oder zerfällt, kommt nach dem Go-live des ersten Falls. Jetzt zeigt sich, ob die ursprüngliche Bewertung der übrigen Fälle noch stimmt. Ein Fall, der im Workshop hoch bewertet war, kann nach der ersten Umsetzung niedriger stehen, weil sich etwas über die eigenen Daten oder Prozesse gezeigt hat, das vorher niemand wusste. Das ist kein Zeichen eines schlechten Workshops, sondern ein normaler Teil des Lernens, das jede erste Umsetzung mit sich bringt.
Eine Roadmap, die hält, ist deshalb kein fertiges Dokument, sondern ein Rhythmus: nach jedem produktiven Fall die Liste der übrigen Fälle kurz gegenprüfen, bevor der nächste gestartet wird. Dieser Rhythmus ist der eigentliche Unterschied zwischen einer Roadmap, die nach einem Jahr noch etwas wert ist, und einer, die in der Schublade liegt, weil die Welt sich seit dem Workshoptag weiterbewegt hat.
Was Sie an Ihrer eigenen Roadmap prüfen können
Legen Sie sich das Ergebnis Ihres letzten Strategietermins noch einmal vor, ganz gleich ob er bei Ihnen im Haus oder extern stattgefunden hat, und beantworten Sie drei Fragen. Steht dort ein einzelner erster Fall mit Termin und Verantwortlichem, oder nur eine priorisierte Liste? Erfüllt dieser erste Fall die drei Kriterien überschaubarer Umfang, gewollte Fachabteilung und schnell sichtbares Ergebnis? Und ist bereits festgelegt, wann die übrige Liste das nächste Mal gegengeprüft wird?
Fehlt eine dieser drei Antworten, ist das kein Grund, den Workshop zu wiederholen. Es reicht, die fehlende Entscheidung jetzt nachzuholen, bevor die Liste älter wird, als sie sein sollte. Genau das ist der Teil unserer Arbeit, der nach dem eigentlichen KI Pioneers Workshop beginnt: eine Roadmap, die trägt, nicht nur eine, die am Tag der Präsentation gut aussah. Wie wir vom ersten Gespräch bis zur priorisierten Roadmap kommen, beschreiben wir unter KI-Beratung & Strategie.